Pengharmonian dan keseragaman dokumen. Pembangunan penyatuan dan keseragaman dokumen

kemajuan sains dan teknologi dan kemunculan pelbagai bentuk pemilikan membawa kepada perkembangan hubungan perdagangan-ekonomi dan sosio-budaya. Mendadak dipergiatkan proses dalam masyarakat terjejas jilid percambahan aliran maklumat yang diperlukan untuk operasi yang betul unit pengurusan.

Apa yang penyatuan dokumen

Tanpa mengira skop dan bidang: sama ada aktiviti awam atau industri, pendidikan atau penjagaan kesihatan - penyatuan tangan dan penyeragaman dokumen secara beransur-ansur pudar ke dalam latar belakang. Sejak awal abad yang lalu dengan memproses data mengekodkan mereka secara beransur-ansur lulus dari tangan kepada kaedah mekanikal, dan seterusnya - untuk automatik.

Oleh itu diluluskan rasionalisasi Dokumentasi. Konsep "penyatuan dan keseragaman dokumen" dikandung pada peringkat ini. Walau bagaimanapun, pada setiap peringkat aliran kerja dan meningkatkan data terdapat satu dan masalah yang sama. Membawa kepada huru-hara mengautomasikan mustahil, kerana proses ini mesti didahului dengan penyatuan dan keseragaman dokumen secara umum. Dalam erti kata lain, hanya dengan menyusun kertas, anda boleh mula untuk pemprosesan dan penggunaan mereka.

Matlamat dan objektif penyatuan

Aspek-aspek penting dalam pengoptimuman rasmi pentadbiran, ekonomi dan apa-apa aktiviti lain adalah penyatuan dan keseragaman dokumen. Terangkan secara ringkas bagaimana konsep ini boleh membawa dokumen itu kepada template generik, sistem seragam. Proses ini mempunyai kesan yang besar terhadap persediaan serta-merta apa-apa dokumentasi. Prinsip penyeragaman dan penyatuan dokumen adalah seperti berikut:

1. bentuk menaip Syarikat.
2. Menetapkan keperluan seragam untuk pendaftaran data, menyebabkan jenis yang sama membuat keputusan.
3. Pengurangan ketara dalam kos sifat yang berbeza penyediaan dan hiasan bahan-bahan.
4. set serasi pangkalan data seragam, tanpa mengira industri dan aktiviti.

Fungsi aliran kerja bersatu

Perlu difahami bahawa apa-apa aktiviti untuk mengarah dan mengawal organisasi, syarikat, negara, selepas semua, adalah satu sistem di mana setiap elemen menjadi satu atau fungsi yang lain. Di antara mereka ada umum (atau biasa) - mereka yang wujud dalam aktiviti mana-mana institusi: organisasi, pentadbiran, fungsi eksekutif perancangan, perakaunan, dan lain-lain Sementara itu, aktiviti-aktiviti organisasi individu wujud dalam fungsi khas. Sebagai contoh, objektif dan sasaran, berdasarkan pelaksanaan aktiviti pendidikan adalah biasa hanya untuk mata pelajaran bidang ini.

Apa yang sistem dokumen

sistem penyatuan dan keseragaman pengurusan dokumen adalah bahan dibentuk berdasarkan hubungan mereka dengan:

• kejadian yang diketengahkan;
• destinasi;
• industri;
• menaip;
• keperluan untuk penyusunan.

Apakah dokumen-dokumen dalam satu sistem yang bersatu

dokumentasi sistem mungkin obschefunktsionalnoy dan industri. Berhubung dengan jenis yang pertama, di sini soalan timbul. Oleh industri sistem termasuk dokumen mencerminkan khusus perusahaan atau organisasi. Sebagai contoh, penyeragaman dan pengharmonian dokumen kastam akan mengandungi bahan-bahan yang mengawal semasa daftar sempadan negeri dan menyeberangi prosedur dieksport, barangan yang diimport.

Setakat yang bahan adalah saling berkaitan dan bagaimana hubungan antara dokumen kedua-dua sistem - fungsi dan industri bergantung kepada banyak faktor. Khususnya, nilai mereka adalah ditentukan oleh sifat aktiviti-aktiviti organisasi. Di samping itu, penyatuan dan keseragaman dokumen pentadbiran tidak selalu membayangkan penciptaan peruntukan mengenai organisasi, eksekutif atau aktiviti pentadbiran. Sementara itu, rancangan dokumentasi organisasi dan pentadbiran, yang mengandungi titik kawalan asas, pengurusan, kerjasama dan mengawal kerja-kerja badan-badan kerajaan, syarikat, jabatan dan pegawai berdasarkan pada industri dan struktur berfungsi.

Peringkat utama penyatuan dan keseragaman

Masalah penyeragaman dan pengharmonian dokumen perdagangan sering timbul disebabkan oleh kelewatan dalam pengagihan blok dokumentasi organisasi dan pentadbiran yang bagi sistem itu adalah bantuan undang-undang. Menjalankan pengharmonian tepat pada masanya pengurusan dokumen perusahaan komersial melibatkan:

1. Dalam rangka bentuk seragam dokumentari akan menubuhkan tatanama yang sesuai.
2. model umum sistem dokumentasi bangunan berdasarkan bentuk, yang diambil sebagai model.
3. Perhatian khusus yang dibayar kepada peraturan sintaktik dokumentasi pembinaan.

Sebelum penyatuan ini dan keseragaman dokumen sumber telah diadakan dengan semua keperluan untuk bahan-bahan di semua peringkat penciptaan, mengisi, memproses dan menyimpan. Kami mengambil kira dan keupayaan manusia psychophysiological dan parameter mesin dan peralatan teknikal.

Ciri-ciri pembentukan piawaian

Perlu diingat bahawa keputusan proses penyatuan adalah untuk membawa template paling kerap digunakan untuk bentuk undang-undang yang sama. Standard yang dibangunkan untuk perkhidmatan, produk dan pekerjaan mempunyai penjelasan di peringkat perundangan persekutuan. Konsep "penyatuan dan keseragaman dokumen" dalam kes ini adalah ditentukan oleh aktiviti-aktiviti negeri mengenai penetapan norma dan spesifikasi untuk kegunaan berulang secara sukarela.

Tugas piawaian mewujudkan adalah perintah dalam bidang pengeluaran dan meningkatkan kualiti kompetitif produk, perkhidmatan atau kerja. Penyeragaman dan pengharmonian dokumen perdagangan juga bertujuan untuk mencapai maklumat dan keserasian teknikal.

Masalah yang berkaitan dengan penyatuan dokumentasi perdagangan asing

Tambahan pula, istilah "standard" tidak hanya bermakna kandungan dokumen normatif. Undang-undang ini dinyatakan dengan jelas mekanisme kegunaan bukan paksaan sukarela. standard negeri telah digantikan dengan segera negara. Selepas pengenalan perubahan asas kekal hanya masalah penyeragaman dan pengharmonian dokumen perdagangan.

Meruncing, dan hingga ke hari ini ialah persoalan standard negeri yang mengawal proses penyediaan dokumentasi untuk produk yang dieksport. Mengikut sistem yang bersatu, yang diterima pakai oleh Undang-Undang Persekutuan "Pada Peraturan Teknikal" bertarikh 2003/07/01, peruntukan yang hadir di dalamnya, tidak mematuhi sepenuhnya keperluan dokumentasi yang standard, bagaimanapun, terus digunakan secara beramai-ramai hari ini.

Peranan Jawatankuasa Negeri Standardisasi dalam proses penyatuan dan keseragaman

Pengharmonian dan keseragaman dokumen - jalan Negeri Rusia Standard. Apa-apa penjodoh semua-Rusia teknikal, ekonomi, sosial memperoleh kekuatan hukum serta-merta selepas pendaftaran negeri. Kawalan ke atas pelaksanaan semua keperluan termasuk dalam perbuatan individu yang membawa Russian Standard Negeri dan badan-badan lain yang diberi kuasa oleh Kerajaan Negeri dalam bidang kuasa yang ditetapkan.

Arahan utama penyatuan dan keseragaman dokumen adalah untuk mewujudkan sampel seragam, template, borang. Ini mungkin standard yang dikehendaki dalam penyediaan dokumen untuk standard untuk sesetengah jenis barangan dan sistem dokumentasi bersatu. Yang terakhir adalah sistem bahan dicipta oleh peraturan set tunggal dan keperluan. sistem dokumentasi bersatu mengandungi, sebagai peraturan, maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan fungsi pengurusan dalam bidang tertentu pengaruh.

Utama sistem bersepadu dan seragam di Rusia

Setakat ini, antara sistem yang bersatu menonjol:

• struktur yang berkaitan dengan dokumentasi watak organisasi dan pentadbiran;
• mengawal sistem dokumen di sebuah institusi perbankan;
• pengharmonian dan keseragaman dokumen perakaunan dan buku-buku akaun dan rekod kewangan institusi sektor awam;
• sfera dokumen statistik;
• sistem dokumentasi yang mengawal hal ehwal buruh;
• dokumen standard untuk perdagangan asing.

Oleh itu, setiap sistem di atas dibekalkan standard negeri, yang membangunkan jabatan kerajaan pusat untuk menyelaraskan operasi sesuatu bidang aktiviti. Sebagai contoh, Kementerian Kewangan di Rusia adalah bertanggungjawab untuk mewujudkan bentuk untuk perakaunan dan perbankan dokumen. Sebaliknya, Rosarchiv mengenal pasti corak dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Pihak berkuasa yang sama mengatakan butiran dokumen. penyatuan dan keseragaman mereka melibatkan penciptaan borang yang hendaklah digunakan dalam industri tertentu.

Butir-butir dan bentuk dokumen dalam proses standardisasi

Butiran dokumen itu berpendapat bahawa ini adalah elemen wajib, tanpa mana ia adalah mustahil untuk lulus perasmian prosedur, bahan pendaftaran. Untuk maklumat merujuk tandatangan, setem, setem, tarikh, teks, dan lain-lain Sememangnya, untuk setiap jenis dokumen rasmi yang digunakan set yang berasingan butiran. Dalam kes ini, setiap satu daripada penyatuan sistem itu direalisasikan dengan mewujudkan satu bentuk model dokumen untuk salah satu daripada sistem. Atas dasar syarikat membangunkan maklumat yang paling sesuai segala dokumen yang dimiliki kepada pangkalan data tertentu.

Bentuk, seperti telah disebutkan, adalah satu bentuk template dokumen itu. Apa-apa model penulisan dalam bidang yang ditubuhkan permohonan mengambil kira saiz, margin dan inden, terutamanya penciptaan grid struktur dan butir-butir utama.

Pengharmonian dan keseragaman dokumen organisasi dan kawasan pentadbiran menyumbang kepada kemudahan penggunaan bentuk dalam aktiviti mana-mana perusahaan institusi, agensi, industri dan pembuatan. Tetamu yang dikawal selia penggunaan penyatuan dan keseragaman dokumentasi organisasi dan pentadbiran, memohon kepada:

• peraturan;
• perintah dan arahan;
• penyelesaian;
• protokol;
• perbuatan;
• huruf.

Surat alamat tetap pentadbiran dan langkah-langkah organisasi, termasuk pengurusan, penyelarasan dan penyelenggaraan:

• pihak berkuasa awam mata pelajaran Persekutuan Rusia (dalam senarai mata pelajaran termasuk wilayah dan republik autonomi, undang-undang yang, bersama-sama dengan bahasa kebangsaan Rusia dipasang terutamanya);
• syarikat-syarikat dan persatuan, tanpa mengira bentuk pemilikan mereka dan organisasi-undang-undang aktiviti.

GOST menetapkan bukan sahaja komposisi butiran, tetapi keperluan untuk reka bentuk mereka dan pembuatan, penyimpanan, penggunaan dan pemuliharaan bentuk hadir dengan lambang Persekutuan Rusia dan kot Negeri senjata daripada mata pelajaran. Pemakaian GOST adalah perwakilan skematik butiran.