Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan dokumen elektronik

Hakikat bahawa 10 tahun lalu seolah-olah pengecualian kepada peraturan, kini menjadi norma. Ini boleh digunakan untuk banyak bidang kehidupan manusia - terutama sektor perniagaan.

Selepas semua, tidak kira berapa cepat serba kemajuan, dokumen itu dan masih sangat penting, mungkin juga bahagian yang paling penting dalam aktiviti-aktiviti ekonomi dan perdagangan, seperti perusahaan besar, dan usahawan swasta yang tidak mempunyai walaupun pekerja. penyimpanan rekod elektronik - istilah yang semakin banyak digunakan dalam semua bidang aktiviti, dan tiada siapa yang terkejut.

Mengapa? Kerana dokumen beribu langkah menetapkan keseluruhan proses aktiviti, semua maklumat yang diperlukan untuk kerja-kerja yang berkesan.

Dokumen, terutama dengan jumlah yang besar mereka, telah lama menjadi sejenis penyesatan dan menyebabkan untuk jenaka lucu, dan tidak begitu.

Kehilangan dokumen, teragak-agak dan kesilapan dalam reka bentuk mereka menjadi sejenis tradisi sedih. Untuk maksima mengelakkan masalah di atas dan untuk mempercepatkan dokumentoobrazovaniya proses itu, majoriti perusahaan besar dan sederhana telah aktif bergerak untuk pengurusan dokumen elektronik dan pengurusan dokumen elektronik secara amnya.

Kedua-dua konsep, walaupun berasal daripada satu sama lain, tetapi semua yang sama, tidak sama. Kertas kerja - satu proses penciptaan dokumen langsung dan organisasi kerja dengan dia carian lanjut, penyimpanan dan kawalan pergerakan.

Iaitu, proses pergerakan adalah apa yang biasanya dipanggil dokumen dari saat penciptaan atau kertas resit sebelum akhir dia.

Ini kerja sama seperti ia mengawal proses yang dipanggil pentadbiran pejabat.

Secara rasmi, istilah ini kedengaran sedikit menakutkan, tetapi dalam perusahaan yang besar adalah yang banyak dokumen kertas dan kelihatan untuk menarik banyak masalah, kedua-dua besar dan kecil. Dan itulah yang membuat walaupun pemimpin yang paling konservatif untuk menterjemahkan kertas kerja mereka di landasan elektronik, yang meliputi keseluruhan proses "dan daripada".

Tetapi, ia ternyata, melakukannya dalam negara-negara pasca-Soviet tidak begitu mudah! Untuk masa yang panjang rekod elektronik menjaga di satu tangan - disambut, pada yang lain - ia tidak mempunyai kuasa undang-undang yang mencukupi. Keadaan ini telah banyak memudahkan pengenalan suatu tandatangan elektronik, yang telah menjadi satu bentuk jaminan keaslian dan kesahihan dokumen itu.

Masalah teknikal masih cukup banyak. Bermula daripada kelemahan perisian dan berakhir dengan pelbagai dasar dalaman (terutamanya swasta) perusahaan. Lagipun, untuk pertukaran yang betul dokumen dalam bentuk elektronik, dengan cara ini harus bekerja kedua-dua pihak, yang dalam amalan tidak selalu berlaku.

Oleh kerana itu, dan juga kerana keinginan konservatif untuk "membuat selamat" dokumen elektronik sering disimpan di rak dalam bentuk salinan kertas mereka. Tetapi masih, mereka menjadi kurang ketara. Ini, bersama-sama dengan automasi penciptaan dokumen dan membantu mengawal pergerakannya, menjadikan keseluruhan proses aliran kerja ketara lebih cepat, yang bermaksud - berkesan. Di samping itu, nyata menjimatkan ruang di dalam bilik.