Dokumen Filing. Bagaimanakah hendak memfailkan dokumen?

Sebelum menyertai dokumentasi yang diperlukan kenalan yang paling menyeluruh dengan bilangan besar arahan yang perlu mengenai isu-isu dokumen dan rekod pengurusan. Norma - adalah kompleks dan mengandungi sejumlah besar pelbagai perkara kecil dan nuansa. Bagaimana untuk mengepung dokumen sudut? Yang mengandungi senarai yang dilampirkan? Bolehkah saya menjahit dokumen perakaunan mesin termoperepletnoy? Permulaan pekerja perkeranian mempunyai sesuatu untuk menghancurkan kepalanya.

Mahu mengalah?

Pada pandangan pertama, prosedur pendaftaran kes itu dan memasukkannya ke dalam arkib agak mudah, tetapi amalan yang menunjukkan sebaliknya. Dalam kes pelanggaran mana-mana peraturan institusi pejabat akan menolak untuk menerima perdagangan kertas, dan anda perlu untuk memulakan kerja lagi. Jika keadaan seperti itu telah berlaku dalam hidup anda, baca artikel kami - kami akan cuba untuk menyelesaikan isu ini.

dokumen mengapa dijahit? Adakah terdapat mana-mana peraturan di mana prosedur ini dikawal selia? Ya, dan mereka banyak. Kita bercakap terutamanya mengenai cadangan metodologi pengurusan kes yang telah diluluskan pada bulan Disember 2009, perintah Arkib Negeri. Sebaliknya kedua - pada GOST 51.141, khusus untuk arkib perniagaan dan pengurusan pejabat dan mengandungi semua definisi dan syarat-syarat yang diperlukan. Di samping itu, terdapat norma undang-undang lain, mengikut mana dokumentasi balas berkaitan.

Mari kita mulakan dengan penutup

Jika teater bermula dengan penyangkut, maka prosedur kami - bukan sahaja dengan penutup. Dan pilihan kadbod "kerak" - salah satu tugas pertama dalam proses "pembungkusan" dokumen itu. Pada pandangan pertama, anda tidak akan mendapati perbezaan antara pelbagai jenis yang sedia ada. Tetapi melihat dengan lebih dekat, anda memahami bahawa perlindungan adalah standard, tidak standard, dan digunakan untuk simpanan jangka panjang.

Selalunya anda boleh memenuhi format perlindungan standard 229h324 mm. Ia digunakan dalam semua kes di mana saiz sampel yang tercantum helaian. Jika atas sebab tertentu dokumen itu mempunyai parameter yang agak khusus dan rupa, memerlukan perlindungan Perubahan tidak standard. Pergi ke berlangsung fikiran menceritakan bahawa di mana dokumen disimpan dari 25 tahun atau lebih.

Bawah undang-undang, penutup itu dibuat hanya dari kadbod pepejal kerana persekitaran kerja yang ketara. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengekalkan jenis dokumen yang betul dan kesesuaiannya untuk digunakan selepas tempoh yang serius masa. Dokumen bertujuan untuk penghantaran di Arkib Negeri, disimpan dalam sampul yang diperbuat daripada bahan seperti asid bebas kadbod.

Mari kita bercakap tentang bilangan helaian

Sebelum anda memfailkan dokumen yang betul benang, semua yang perlu ditambah dalam urutan yang betul. Kemudian penomboran prosedur dilakukan oleh pensil mudah konvensional. Peraturan utama - ia dinomborkan senarai bukannya halaman dokumen. angka Arab dilekatkan pada setiap helaian di sudut kanan atas. Di samping itu, tanda kami tidak perlu "merangkak" pada teks. Dengan jumlah bilangan kepingan tidak terpakai dokumen inventori.

Apa yang tersirat wujud dalam penomboran? Jika bilangan dokumen longgar-daun termasuk surat atau beberapa itu, pertama yang disebut satu persatu oleh sampul surat, kemudian berubah - setiap tertanam di kertas itu. Jika bilangan unit yang masuk - lebih daripada 250, yang dibuat untuk berpecah kepada beberapa jilid. Dan setiap daripada mereka mempunyai nombor sendiri.

Di dalam dokumen-dokumen perniagaan arkib boleh hadir, yang mempunyai nombor halaman mereka sendiri yang berasingan, sebagai contoh, penerbitan majalah. Walau bagaimanapun, pemprosesan kes dalam arkib, mereka yang disebut satu persatu oleh, antara lain, tanpa mengganggu perintah am.

Jika senarai bersarang adalah format besar, ia memutuskan untuk mengembangkan dan digit di sudut kanan atas. Ia hendaklah diberikan akses percuma ke teks. Jika mengenai apa-apa dalam kertas ditampal serpihan kemustahilan perpisahan mereka, semua pek ini dinomborkan sebagai satu. Dalam kes ini, ia pasti untuk menyusun inventori setiap keping terpaku, yang di belakang atau di ruang bebas. Petunjuk dokumen ditampal jaminan perlu dibuat secara bertulis atau dalam nota kepada jumlah inventori yang menunjukkan nama. Selalunya pelaburan ini adalah pemeriksaan bebas, kenyataan atau gambar.

Pembetulan pepijat dan senarai dokumen

Dalam kes apabila dalam perjalanan operasi dibenarkan beberapa kesilapan tidak terlalu serius (mis dilangkau pasangan cadar) dan bukannya keseluruhan array lagi menomborkan semula boleh menggunakan surat penetapan. Dalam kes ini, nombor tersebut pada helaian lain tidak berubah. Penghapusan kesilapan itu mungkin hanya atas persetujuan dengan kakitangan arkib. Jika kesilapan besar yang dikesan, dokumen itu akan dihitung lagi. Nombor tua manakala garisan di atas perlahan-lahan yang mungkin dan meletakkan yang baru. Dalam kes ini, yang dikemaskini penomboran lagi didakwa jaminan tulisan.

Tanpa inventori anda tidak mempunyai arkib tidak akan diterima. Maklumat yang terkandung di dalamnya, untuk nama dokumen itu, tarikh pengeluaran, anotasi dan terus jadual yang menunjukkan nombor siri kepingan, bilangan nota dan (jika perlu). Siap semua maklumat tentang bilangan dokumen dalam bentuk nombor, perkataan diulang, maka semua balas oleh Setiausaha dengan Nama butiran

Bagaimanakah hendak memfailkan thread dokumen

Sejak prosedur silang hendaklah memastikan bahawa semua bahan yang diperlukan dan alat-alat di hujung jari anda. Selain perniagaan mereka sendiri memerlukan awl, jarum, kadbod untuk memfailkan dokumen dan benang khas. Sebagai stok terakhir membelit bank, thread teruk atau proshivnymi L-210. jenis terakhir digunakan untuk keperluan pejabat lebih kerap.

Pada awal dokumen itu dikeluarkan dari mana-mana klip kertas atau objek logam lain, maka lembaran kes adalah licin timbunan kemas. Di sebelah kiri dalam bidang ruang yang jarum tiga lubang atau awl. Meletakkan mereka di tengah-tengah ruang percuma yang terbaik yang dicadangkan untuk lekukan kiri, iaitu jarak kira-kira satu setengah sentimeter. Pemerhatian ini adalah penting - kerana jika tidak, selepas memfailkan dokumen mereka akan sukar untuk dibaca.

Tips untuk kemudahan

Jika lubang mempunyai tepi licin untuk anda penting, mengambil punch lubang. Tetapi ingat bahawa terlalu banyak kertas ia "terlalu sukar". Memastikan bahawa semua tiga lubang yang terletak pada ketinggian seragam dan dijarakkan selain dengan jarak kira-kira 3 cm. Purata daripada mereka jatuh di tengah-tengah halaman.

Untuk mengelakkan kerosakan kepada luar kulit dan keruntuhan perniagaan sering disyorkan untuk meletakkan berkelip bahagian hadapan dan belakang mengukuhkan jalur kadbod. Melaluinya akan dilangkau benang. Normal saiz - 70 cm, tetapi dalam setiap kes ia bergantung kepada ketebalan timbunan ..

Sebagai lubang menusuk 3

Berikut adalah kandungan algoritma ini memfailkan dokumen. Pertama, jarum itu diluluskan melalui tengah-tengah bukaan, dengan belakang akhir thread kekal. Diikuti vdet di bahagian atas lubang itu. Akibatnya, kedua-dua hujung timbunan yang dipaparkan pada lembaran perolehan dijahit. jarum ditarik melalui bahagian bawah lubang-lubang dan menarik tali di bahagian depan. Sekali lagi meninggalkan jarum ke dalam lubang pusat. Jadi thread kami telah disediakan melalui semua lubang perlu, selepas itu kedua-dua hujung yang diikat ke belakang dokumen simpulan yang kuat. Mengekalkan hujung panjang kira-kira 5 cm.

Langsung pada perhimpunan itu terpaku sekeping kertas dengan kata-kata jaminan. Di sini kita melihat teknologi pengeluarannya.

Dokumen tersebut boleh dijahit dan dengan 4 lubang. Bagaimana untuk melakukannya? Prosedur ini tidak rumit. Empat lubang menumbuk menegak simetri dengan susunan pada paksi yang sama. Meninggalkan thread ekor di sebelah belakang pembukaan pertama, menjalankan jahitan firmware kemudian mengikat simpulan seperti yang dinyatakan di atas. Firmware boleh diduplikasikan dua kali untuk memastikan ketahanan dan kebolehpercayaan.

jaminan tulisan

Peringkat seterusnya selepas penomboran dan firmware - bekalan perniagaan kami jaminan tulisan. Apa yang ia? Ini pelekat saiz 4x6 cm dengan teks "digantung bersama-sama dan bernombor kunci ..." (bilangan mereka ditunjukkan oleh nombor, dan perkataan). negeri lagi kedudukan pekerja, sila mendokumentasikan tarikh dan tandatangan peribadi. Jika anda ingin mengelak pensijilan, ia mesti juga diambil perhatian. tulisan itu terpaku di atas nod terikat kami hujung filamen yang dalam kes ini mesti kekal percuma. Signature menimbulkan pada akhir prosedur, apabila gam yang telah kering. Ini dilakukan untuk mengelakkan ia daripada merebak. Printing (jika ada) melekatkan bahagian tersebut ke bahagian lembaran pada label itu sendiri.

Dan hanya selepas perjanjian yang dijahit, bernombor, dimeteraikan ditandatangani dan dimeterai, ia boleh dihantar ke arkib.

Minum jaminan tulisan ini boleh menjadi serius dan penuh perhatian. Ia adalah dia - didokumenkan bukti kes imuniti. Dalam kes pelanggaran integriti atau dokumen berat sebelah tidak boleh diterima badan-badan kawalan, atau mungkin cabaran beliau di mahkamah.

Apa dan mengapa menjahit

Ia adalah wajib semua dokumen dikokot, disebabkan untuk difailkan dalam arkib atau dalam mana-mana pemeriksaan mayat ke mana pihak berkuasa cukai, dana pencen dan banyak itu. Anda tidak boleh mengambil kembali dokumen terpaku atau dikokot menggunakan stapler a. Seperti yang telah dinyatakan, dalam hal prosiding bukan pematuhan-itu anda hanya tidak akan menerima.

Prosedur tersebut adalah tertakluk terutamanya dokumen yang dimiliki kakitangan dan perakaunan. Mereka yang telah menamatkan pemprosesan tahun kemudian hendaklah disimpan di arkib organisasi atau perusahaan. Institusi arkib khas menghantar kes dengan tempoh pengekalan undang-undang sebelumnya. Ia ditentukan oleh undang-undang, bergantung kepada jenis dokumen. Sebagai contoh, sekurang-kurangnya 75 tahun adalah dikehendaki menyimpan rekod dibikin oleh notari, buku dan dokumen akaun ekonomi maklumat kakitangan.

Jangka hayat lukisan reka bentuk adalah lebih kecil - hanya berusia 20 tahun. dokumentasi Photo dibuat untuk menjaga 5 tahun. Institusi arkib hendaklah dimasukkan ke dalam kes kedua-dua perusahaan awam dan swasta. Tugas mana-mana pelakon bukan negeri - untuk membuat kesimpulan dengan perkhidmatan arkib Persekutuan kontrak ini.

Perlu diingat bahawa dokumen firmware yang betul hanya mempunyai seorang pekerja, yang mempunyai kewajipan ini dinyatakan dalam huraian kerja. Dalam kes dokumen kompaun berkualiti rendah menawarkan beberapa sekatan, terutama dalam hal perubahan atau kekurangan halaman yang penting tertentu.

Mari kita kembali kepada Binder teknologi

Kaedah silang atas diterangkan adalah sesuai untuk kedua-dua sandaran dan pemeriksaan cukai. Tetapi memfailkan dokumen-dokumen perakaunan, disimpan untuk masa yang lama (lebih 10 tahun) harus lebih kuat - sering pada 5 lubang. Jaminan tulisan dibuat pada kertas tisu khas, untuk jelas pelekat kelihatan terletak di bawah unit dan tidak ada keraguan tentang integriti dokumen itu.

Jika syarat-syarat lubang pejabat menumbuk Punchers alat tulis konvensional, maka, jika perlu, untuk mengeluarkan jumlah yang besar dokumen kertas (contohnya, dalam percetakan) menggunakan peralatan profesional dalam bentuk mesin Drilling atau mesin mengikat. mekanisme seperti mempunyai kuasa yang serius dan boleh dikendalikan dengan tangan dan dilengkapi dengan pemacu elektrik sama ada.

mekanisme mesin

Dasar ini sistem atau mesin - kaedah klasik menggunakan mata air. Apa-apa mesin penjilid buku dilengkapi dengan alat untuk penembusan. Satu lagi mekanisme dokumen itu pada musim bunga menusuk plastik, selepas itu atas dan bawah unit tambahan kadbod atau penutup plastik.

Kelebihan mesin mengikat kemungkinan ikatan dokumen yang sangat besar. Ketebalan blok yang berkenaan sehingga 500 muka surat. Dan juga - keupayaan untuk memadam atau menambah halaman dan helaian dokumen sudah terikat. Kelemahan adalah agak serius, dan kerumitan yang tidak terlalu kekuatan yang tinggi.

Jika mesin penjilid buku itu untuk memfailkan dokumen dilengkapi mata logam, yang ditetapkan kepada langkah tertentu dan menumbuk lubang, masing-masing, dengan itu, blok kertas dipakai pada spring keluli fleksibel, yang kemudiannya dimampatkan dan dikunci. Kelebihan radas dengan mata air logam - bentuk akhir lebih rapi dan kebolehpercayaan bertambah baik berbanding mengikat mata air plastik. Tetapi pada masa yang sama untuk memasukkan atau mengeluarkan lembaran tanpa kerosakan mustahil.

Selain daripada musim bunga, terdapat peranti beroperasi pada prinsip yang mengikat untuk sikat plastik, yang gigi curl. Terdapat juga mengikat lingkaran, biasa kepada kami di kaunter kalendar, buku nota dan diari. Selepas menumbuk lubang di dalamnya luka lingkaran (3-4 bertukar secara manual, yang lain secara automatik).

Kemajuan tidak berdiam diri

Apa yang haba mengikat? Ia adalah mesin moden untuk memfailkan dokumen, yang boleh dengan cepat dan sambungan tidak boleh dipisahkan mereka. Dengan mesin termoperepletnyh boleh melengkapkan sejumlah besar bahan-bahan, serta merangka salinan individu. Varian ini adalah sangat sesuai laporan, kontrak dan bahan-bahan promosi mel.

Bekerja mesin jenis ini dengan menggunakan mengikat termokoreshkov dan termooblozhek mempunyai warna dan saiz yang berbeza. Bergantung kepada bilangan helaian dipilih kes termooblozhka ketebalan tertentu, maka semua bersama-sama diletakkan di dalam mesin. Sisi dalaman lapisan bulu halus menamatkan perlindungan pelekat polimer. Mesin ini disediakan dengan elemen pemanas yang mana polimer cair dan semua lembaran dimeteraikan dalam lapisan panas.