Dokumen elektronik antara organisasi: bagaimana ia berfungsi?

pengurusan dokumen elektronik (EDM) - cara yang cepat untuk berkongsi maklumat berdasarkan kepada penggunaan dokumen elektronik dengan tandatangan maya. Beliau telah lama diiktiraf di negara-negara maju di dunia sebagai alat yang berkesan untuk perniagaan operasi.

hati

dokumen elektronik antara organisasi - satu set proses untuk mewujudkan, pemprosesan, pentadbiran, pemindahan, perolehan, penyelenggaraan, penggunaan dan pemusnahan dokumen. Semua proses ini dijalankan selepas memeriksa integriti dan pengesahan penerimaan dokumen.

Peraturan peredaran dokumen antara entiti undang-undang dijalankan dengan persetujuan pihak-pihak. Pertukaran maklumat dilakukan melalui kemudahan telekomunikasi, dan dokumen yang disimpan pada media elektronik. jangka hayat maklumat perakaunan tidak boleh melebihi apa yang telah ditetapkan pada peringkat perundangan.

Organisasi boleh berkomunikasi antara satu sama dokumen rasmi dan tidak rasmi yang lain dengan tandatangan peserta. Dalam sektor perniagaan ini boleh termasuk: invois, perjanjian, invois, kontrak, perjanjian, perintah, notis, surat kuasa wakil, dan lain-lain Maklumat yang boleh dihantar dalam bentuk teks, jadual dan fail grafik.

Tujuan pengenalan EDI

Satu prasyarat untuk pengenalan EDI boleh:

• pengurangan kerja rutin;
• pengurangan kehilangan dokumen;
• kerja "telus" dengan dokumen;
• meningkatkan disiplin prestasi - pendedahan dokumen itu dalam masa yang dinyatakan, dan lain-lain ...

Antara sasaran kuantitatif boleh dilihat seperti berikut:

• Mengurangkan masa untuk memproses dokumen itu 10 kali.
• Pengurangan perbelanjaan pejabat pada separuh.

dokumen elektronik antara organisasi: bagaimana ia berfungsi

Mengikut undang-undang domestik, dokumen elektronik antara organisasi dijalankan dengan persetujuan kedua-dua belah pihak. Untuk pertukaran data, ia adalah perlu bahawa semua peserta telah disambungkan kepada peralatan pengendali. Seterusnya, pengguna perlu menghantar permintaan untuk menambah kepada senarai rakan niaga. Selepas peserta sistem pengesahan dapat berkomunikasi.

modul EDI akan mempunyai untuk melaksanakan fungsi-fungsi berikut:

• Menjemput pihak untuk bertukar-tukar data.
• Menjana buku alamat.
• Integrasi dengan perisian perakaunan seperti 1C.
• Menandatangani dan menyulitkan dokumen.
• Struktur surat-menyurat.
• Memantau status huruf.

dokumen elektronik antara organisasi dijalankan menggunakan sijil. Menyambung kepada pelayan dan pengesahan dilakukan melalui sijil digital peribadi. tandatangan elektronik dikeluarkan kepada setiap pengguna sistem, yang disimpan di dalam media elektronik dilindungi dan kod PIN Token. Pengguna mesti memasukkan kata laluan log masuk mereka ke pejabat peribadi. Hanya selepas itu ia akan mendapat akses kepada dokumen mereka.

Memulakan proses pertukaran boleh mana-mana ahli organisasi, disambungkan kepada sistem. Sebelum anda menghantar dokumen kepada pihak lain, ia mesti ditandatangani dengan tandatangan elektronik. Operasi ini dilakukan melalui program "Crypto". Dokumen tersebut dihantar melalui EDI. pekerja kontraktor menerima pemberitahuan dokumen baru. Jika dia menerima, dia juga meletakkan EDS. Jika anda ingin membuat perubahan kepada dokumen itu, ia mewujudkan versi elektronik yang baru. Setelah selesai editing anda mahu menyimpan sebarang perubahan menggunakan tandatangan elektronik. Dokumen ini kemudiannya dihantar kepada perubahan kepada penerima. Di mana perlu untuk membuat maklumat yang sepadan elektronik.

Jika anda ingin untuk sekali lagi membuat perubahan, maka seluruh prosedur diulangi lagi. Jika tuntutan-tuntutan ke versi baru tidak hadir, dokumen itu dihormati. Sampel akhir dianggap ditandatangani oleh dua tandatangan elektronik. versi dokumen Ce disimpan pada pelayan dan boleh didapati untuk tontonan. Sebaik sahaja sampel diberikan status semasa, untuk meminda dokumen tidak akan berfungsi. kontrak kecewa diberi status "Dibatalkan". Berikut adalah cara untuk membuat dokumen elektronik antara organisasi.

peralatan

Apa yang diperlukan untuk dokumen elektronik antara organisasi? Pertama, anda perlu memilih pembekal perkhidmatan dan untuk memasang perisian khas untuk bertukar-tukar maklumat. Kedua, dengan setiap rakan niaga dengan mana organisasi bercadang untuk menjalankan e-mel, anda perlu menandatangani "Perjanjian pertukaran dokumen elektronik."

Ia juga perlu untuk menubuhkan pelayan EDI di mana untuk menyimpan semua dokumen. Ia boleh menjadi seperti peralatan pelanggan, dan "awan" penyimpanan. Akses kepada data dari luar sistem melalui permohonan itu, yang dipasang pada peralatan organisasi. interaksi komputer dengan pelayan itu dilakukan melalui HTTP dengan penyulitan SSL pilihan 128. Akses kepada dokumen dijalankan hanya melalui antara muka permohonan dan selepas lulus pengesahan.

projek EDC

projek automasi proses boleh bertahan dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Jangka langsung bergantung kepada bilangan proses yang perlu automasi, sumber dan kemampuan kewangan organisasi. litar RINGKAS melaksanakan EDC seperti berikut:

• Pembentukan kumpulan kerja.
• Pembentukan matlamat, tarikh akhir dan bajet.
• Kajian mengenai proses yang sedia ada.
• Membangunkan pekerjaan.
• sistem Vyrob EDI.
• Menandatangani perjanjian mengenai pelaksanaan SED.
• Pelaksaan peraturan tersebut.
• Pengisian direktori sistem.
• latihan kakitangan.
• Menjalankan ujian awal.
• Penerbitan mengenai pelaksanaan perintah SED itu.
• pembangunan perisian dan kerja peraturan.
• Pelancaran projek perintis.
• Skala penuh peralihan kepada EDI.

kesilapan pelaksanaan EDI

Dalam proses automasi dokumen perlu diberi perhatian khusus kepada proses di mana undang-undang menghendaki kehadiran pembawa kertas. dokumen kertas pendua secara elektronik adalah mustahil. Ini ketara melambatkan proses kerja dan menyebabkan sikap negatif terhadap automasi dalam proses keseluruhan. Bagi pelaksanaan kerja dual yang tidak membayar.

Dalam proses melaksanakan peraturan baru perlu dibangunkan untuk bekerja dengan dokumen, kakitangan kereta api, dan hanya kemudian melibatkan diri dalam pelaksanaan sepenuhnya. Ini boleh dicapai hanya jika untuk menyampaikan kepada para pekerja manfaat menggunakan teknologi baru.

Satu lagi kesilapan popular - kajian miskin untuk keperluan SED. Jika pengguna perlu bekerja dalam sistem tanpa dikonfigurasi, maka EDI proses berbeza daripada yang diterima pakai dalam organisasi.

dokumen elektronik antara organisasi: kebaikan dan keburukan

kelebihan:

• Pengurangan untuk mengemukakan dokumen-dokumen asal oleh kos mel.
• Menjimatkan ruang untuk penyimpanan dokumen. Ia semua disimpan dalam bentuk elektronik.
• Mudah untuk digunakan. Penghantaran dokumen itu dilakukan dari satu lokasi. Satu carian pantas dokumen yang dibawa oleh status (dihantar, diterima dan diluluskan oleh r. D.).
• penghantaran segera. Semua maklumat akan dihantar kepada penerima dalam beberapa saat.
• Dokumen ini tidak boleh hilang sehingga tamat penyimpanan dalam sistem.

kelemahan:

• Untuk menggunakan produk yang anda mesti membeli lesen yang kos wang.
• Berkomunikasi sering hanya antara peserta sistem yang sama.
• dokumen elektronik antara organisasi di 1C atau menggunakan mana-mana perisian lain berbeza daripada skim yang digunakan sebelum ini. Dengan pengenalan algoritma baru, semua pekerja mempunyai soalan mengenai pengendalian perniagaan.
• peralatan teknikal. Sebelum pengenalan organisasi EDI perlu membeli peralatan dan menyediakan kakitangan untuk menguruskan sistem yang baru.
• EDM dilakukan dengan menggunakan tanda tangan elektronik, kesahihan yang adalah 1 tahun. Ia adalah perlu untuk memantau dan mengemaskinikan sijil. Ia juga perlu untuk mengawal tindakan-tindakan sijil kontraktor, untuk mengelakkan masalah dengan cukai.

peraturan undang-undang

Apa perbuatan normatif dikawal selia dokumen elektronik antara organisasi? undang-undang Rusia termasuk Federal Law №63 «Pada tandatangan elektronik", kaedah-kaedah dokumen dalam Perkhidmatan Cukai Persekutuan berdaftar dalam perintah Kementerian Kewangan bilangan MMV-7-2 / 168. Pertubuhan-pertubuhan EDI antara perintah ke atas dasar kewangan № 50N. Syarat utama dokumen perakaunan pertukaran dalam format elektronik ditetapkan dalam Nombor Pesanan Cukai Perkhidmatan Persekutuan MMV-7-6 / 36 @. Semua pengusaha dalam aktiviti-aktiviti proses EDM hendaklah berpandukan Perintah Cukai Perkhidmatan Persekutuan № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokumen elektronik antara organisasi "VLSI" memberikan pelanggan kelebihan berikut:

• Boleh menghantar dokumen kepada mana-mana organisasi yang berdaftar di wilayah Persekutuan Rusia. Jika pihak yang bukan pihak kepada sistem "VLSI", pekerja hanya hubungi dengan wakil organisasi dan akan hantar ke e-mel jemputan untuk mengambil bahagian di dalam sistem. Sejurus selepas pengesahan pertukaran maklumat antara peserta akan dijalankan tanpa perantara.
• Memasang perisian pada komputer adalah tidak perlu. Cukup untuk mempunyai versi semasa penyemak imbas dan akses Internet.
• Untuk bekerja dengan data tidak memerlukan program khas. Jika laporan itu asalnya disediakan dalam perisian pihak ketiga, seperti 1C, ia adalah mungkin untuk mengkonfigurasi integrasi dengan sistem "VLSI".
• Bentuk standard dokumen itu tidak ditetapkan. Anda boleh menghantar teks, fail spreadsheet, imej dan sebagainya. D.

SKB "Kontur"

Salah satu daripada pemaju perisian pertama di Rusia juga terlibat dalam pembekalan peralatan, di mana dokumen elektronik antara organisasi. "Contour" DiaDoc membangunkan sistem yang mana pertukaran dokumen elektronik. Satu ciri sistem ini adalah bahawa akses kepada data boleh diperolehi semasa di luar negara. Untuk tujuan ini syarikat itu telah dibangunkan dalam tarif perayauan. Jika mahu, data akses mono melalui API.

Apa yang anda perlukan?

Untuk menyambung EDI, syarikat-syarikat perlu untuk membeli:

• perisian berlesen;
• server;
• menaik taraf peralatan;
• kakitangan kereta api;
• menyesuaikan dan mengintegrasikan ECM untuk digunakan dengan aplikasi dalaman.

pelaburan tersebut perlu melaksanakan untuk menyambung dokumen elektronik antara organisasi? Kemasukan dalam kos perundingan sokongan teknikal dan kemas kini perisian SED - peringkat kedua pelaburan. Kos ini perlu membayar setiap bulan.

kesimpulan

e-mel berasaskan kertas untuk menggantikan tiba. Ia bukan sahaja mengurangkan kos organisasi untuk menjalankan proses, tetapi juga meningkatkan kecekapan perniagaan secara keseluruhan. Untuk EDI berjaya berfungsi, anda perlu jelas merumuskan objektif dan pelaksanaan sistem untuk menyesuaikan peralatan dengan betul.