Memo - membuat mengikut keperluan

Aliran kerja mana-mana syarikat adalah koleksi kertas watak yang berbeza, sistematik dengan cara yang tertentu. Salah satu dokumen memo.

ciri-ciri umum dan tujuan dokumen

Untuk memulakan, ia harus diperhatikan bahawa memorandum itu - kertas kerja, yang bermaklumat dan pada masa yang sama cadangan. Ia direka untuk menyediakan pengurus perusahaan atau penyelia. Dokumen ini boleh dibuat oleh mana-mana pekerja syarikat itu , kerana dua sebab:

1. Atas inisiatif pekerja.
2. Atas arahan pengguna.

Dalam mana-mana kes, kertas ini mengandungi maklumat terperinci mengenai tertentu, soalan individu. Malah, ia - pendapat pekerja dinyatakan secara bertulis. Terdapat kes di mana keputusan untuk ketua pertimbangan yang anda perlu tahu orang bawahan mereka tentang hal keadaan kes. Kemudian pekerja mesti membuat sambutan alasan, dan akhirnya menambah pendapat anda sendiri dalam bentuk cadangan konkrit dan cadangan. Oleh itu, apa-apa komen yang menjadi pendapat peribadi individu.

Jangan mengelirukan

Diterima untuk penyediaan dokumen, anda mesti tahu apa yang diperlukan untuk menyediakan. Beberapa jenis surat-menyurat perniagaan yang hampir sama dengan satu sama lain, dan mereka boleh dengan mudah keliru. Sebagai contoh, nota perniagaan adalah tiga jenis: pejabat, memorandum dan maksudnya. Pada masa yang sama terdapat tiga perbezaan utama, yang tidak membenarkan orang yang berilmu untuk membuat kesilapan ini di antara mereka. Dokumen-dokumen ini berbeza-beza:

1. Menurut kepada penerima, iaitu orang yang baginya ia bertujuan. Berbeza dengan pegawai itu, memorandum penjelasan ditulis atas nama penyelia dan laporan kakitangan, lebih-lebih lagi, boleh dibuat terus kepada pengarah syarikat itu.

2. Tema dan semantik beban maklumat yang dinyatakan. penerangan subjek difahami secara langsung dari tajuk. Perkhidmatan ini adalah sebahagian daripada surat-menyurat perniagaan antara bahagian-bahagian struktur syarikat. memo subjek boleh berbeza:

• laporan berkala;
• satu masa penyediaan maklumat mengenai isu-isu berkaitan.

3. Jika perkhidmatan penerangan dan adalah untuk kegunaan dalam perusahaan itu, memo yang berkenaan kedua-dua dalaman dan luaran. Dalam kes pertama, ia direka bagi pengarah syarikat itu, manakala yang kedua - kepada mahkamah yang lebih tinggi.

Apabila dokumen disediakan

Memorandum - adalah langkah perlu. Ia dibuat apabila keadaan semakin tidak terkawal dan mengancam syarikat itu dalam masalah yang serius. Dalam erti kata lain, keadaan perlu menjadi kritikal. Pada ketika ini, pekerja itu membawa kepada perhatian pihak pengurusan dan akaun terperinci mengenai fakta yang diketahui olehnya. Ini boleh menjadi satu ancaman kepada pelaksanaan pelan atau mendapatkan keuntungan yang diharapkan. Dokumen ini bertujuan untuk menarik perhatian pengurus kepada masalah ini dan cuba untuk menetapkan keadaan. Setiap pakar dengan cara sendiri mewakili resolusi keadaan. Dalam memo dia menerangkan secara terperinci versi beliau dan membentangkan pandangan sendiri mengenai perkara ini. Untuk kemudahan, maklumat ini hendaklah dibuat dalam bentuk yang benar-benar percuma. Gaya ini membolehkan anda untuk benar-benar mana-mana pekerja untuk menyatakan pandangan mereka mengenai tertentu, isu tunggal tanpa rasa takut disalah faham oleh orang lain.

Punca dokumen

Terdapat beberapa sebab kerana yang memo yang boleh dibuat. Satu sampel atau corak yang unik untuk semua kes yang mungkin untuk membuat, sudah tentu, mungkin. Tetapi apa-apa sebab tertentu untuk memerlukan individu mengambil cara penjelasan. Sebab mungkin sangat berbeza:

• yang lewat untuk kerja;
• ketidakhadiran;
• kegagalan untuk memenuhi kewajipan;
• konflik antara ahli;
• pembentangan hasil audit;
• komunikasi maklumat tentang kesilapannya;
• ancaman untuk melaksanakan tugas-tugas rutin;
• Maklumat tentang tingkah laku yang tidak boleh diterima pekerja.

Sebab-sebab yang banyak dan setiap daripada mereka memerlukan pendekatan individu dan prosiding tertentu. Selepas menerima maklumat tangan pertama, ketua perlu menyiasat dengan teliti dan mengambil keputusan. Ia adalah perlu untuk mendapatkan maklumat tambahan daripada peserta lain dalam masalah ini. Mereka perlu mengemukakan kepada kepimpinan penjelasan mereka mengenai isu-isu yang dibangkitkan.

Jika seseorang mempunyai sesuatu yang berlaku

Kelainan pada keadaan pengeluaran - bukan luar biasa. Tanpa mereka, aliran kerja dan komunikasi antara manusia adalah mustahil. Memorandum yang paling biasa pelanggaran disiplin buruh. Tingkah laku kakitangan di tempat kerja adalah sentiasa jelas. Mana-mana penyelewengan dari norma-norma standard umumnya dilihat sebagai tidak sesuai dan melibatkan hukuman yang sesuai. Mengenakan sanksi yang berhak hanya ketua perusahaan, supaya seluruh kakitangan, termasuk penyelia terdekat hanya boleh memberitahunya apa yang telah berlaku dan untuk menawarkan versi sendiri kesan ke atas rakan sekerja yang cuai. Lukisan algoritma memo seperti berikut.

1. Menamakan perkhidmatan atau jabatan. Ia ditandakan di bahagian kiri atas helaian.
2. Destinasi (kepala). Ditunjukkan di sebelah kanan atas.
3. Namakan dokumen itu. Ditulis di bawah dalam huruf besar dengan garis merah.
4. nombor dokumen.
5. merangka tempat.
6. Tajuk.
7. Teks dokumen: Nama dan kedudukan pesalah itu, tarikh pelanggaran, jenis pelanggaran, punca kejadian itu, cadangan untuk pemulihan.
8. Jawatan, nama dan tandatangan pekerja yang disediakan dokumen itu.

Jika rakan sekerja bersalah

A memo kepada pekerja itu boleh dibuat penyelia atau rakan sekerja. Sebab-sebab yang paling biasa yang mana ia dibuat adalah negatif: pelanggaran, pelanggaran undang-undang, salah laku. Dalam kes ini, komen bertujuan untuk mewujudkan hakikat apa yang berlaku dan mengelakkan pengulangan dari jenis yang pada masa akan datang. Selepas menerima dokumen itu, pengurus perlu memahami keadaan dan membuat keputusan. Dalam kes ini, ia menentukan sama ada atau tidak dikenakan ke atas pekerja apa-apa penalti atau tidak. Jika peristiwa negatif berlaku buat kali pertama, kita boleh menyekat amaran dan perbualan dibangun. Jika diluluskan yang melanggar sistem, ia akan dihukum mengikut undang-undang buruh. Kepala adalah bertanggungjawab untuk mengenakan visa, yang akan direkodkan keputusan ini. Laporan kakitangan telah disediakan kepada pekerja dan pada masa lain. Sebagai contoh, Ketua Jabatan mempunyai hak untuk membuat nota kepada Pengarah promosi untuk kerja bawahan rajin atau tugas yang dilakukan dengan baik. Prinsip penyediaan - yang sama, hanya teks ini adalah positif.

Adakah ia sukar untuk menulis memo?

Buat memo tidak sukar. menulis sampel, jika perlu, anda boleh sentiasa mengambil Setiausaha. Oleh tangan-Nya berlalu banyak dokumen yang sama. Perkara utama adalah untuk menerangkan dengan jelas intipati apa yang berlaku. Selepas membaca dokumen ini, pengurus harus mempunyai idea yang jelas tentang apa yang dia mahu untuk memberitahu penyusun "mesej". Fakta hendaklah dihuraikan secara kronologi, langkah demi langkah, untuk keseluruhannya menjulang gambar terang dan jelas. Ia juga harus diingat bahawa (atau A5) untuk dalaman kertas penggunaan kedudukan biasanya dibuat pada lembaran standard format A4. Jika maklumat yang disediakan dalam organisasi induk, teks yang perlu dicetak pada kepala surat syarikat. Apa-apa dokumen yang benar-benar perlu untuk diberikan kepada tandatangan kepala. Akibatnya, ia akan ditandatangani oleh dua orang wakil perusahaan: pertama - komposer, kedua - pengarah. Maklumat boleh disahkan oleh maklumat tambahan. Mereka mungkin dibekalkan dengan dokumen asas dalam bentuk lampiran bernombor.

Untuk membuat perkara yang betul

Dalam usaha untuk mendapatkan maklumat untuk didengar, anda mesti tahu bagaimana untuk menulis memo. Apa-apa dokumen yang secara umumnya terdiri daripada tiga bahagian utama.

1. Sebabnya adalah sebab untuk menulis nota ini. Ia adalah perlu untuk jelas menggariskan keadaan dan senarai semua fakta yang diketahui.
2. Menurut penggubal tentang apa yang berlaku. Ia adalah perlu untuk menganalisis dengan teliti keadaan dan mencadangkan keputusan untuk mencipta masalah.
3. terminal sintesis dan langkah-langkah tertentu.

Maklumat perlu dibuat untuk menyatakan dengan ringkas dan jelas, supaya apabila membaca penerima tidak hilang idea. Jika tidak, fakta-fakta yang boleh disalah tafsir, dan keputusan itu tidak akan membawa hasil yang diharapkan. Dalam teks ia tidak perlu untuk menyatakan fantasi mereka, atau untuk memutarbelitkan kenyataan. Teknik ini adalah bertentangan dengan peraturan. Jika keadaan memerlukan, penerima itu sendiri mengambil kepentingan untuk penggubal untuk memahami apa yang berlaku dan membuat keputusan muktamad.

urutan tindakan

Pada contoh ini, ia adalah mungkin untuk mempertimbangkan kes tertentu tidak memenuhi tugas mereka. A memo kepada para pekerja adalah penyelia untuk menyediakan syarikat pengurusan. Untuk memulakan, pekerja itu diberi masa untuk membetulkan kesilapan mereka. Jika tidak, ketua perkhidmatan yang berkenaan di hadapan tiga saksi akta pekerja tersebut tidak memenuhi tugas tarikh yang dicadangkan. penceroboh kemudian mesti menulis penjelasan dalam bentuk yang sewajarnya dengan sebab-sebab.

pekerja tidak boleh melakukan ini. Dalam kes ini, dia kehilangan peluang terakhir untuk mempertahankan dirinya. Memorandum penjelasan dihantar kepada ketua untuk semakan. keputusan muktamad, beliau menyatakan dalam bentuk resolusi. Maklumat datang kepada kakitangan jabatan untuk penyediaan suatu perintah untuk pemulihan. Tahap hukuman yang ditentukan mengikut undang-undang. Jika kesalahan itu agak serius, dan sebagai tambahan kepada berulang-ulang, hasilnya mungkin penamatan penggajian di bawah artikel yang berkaitan.